Automatyczne generowanie dokumentów z szablonu

Przechowywanie danych klienta już po pierwszym spotkaniu

Szybka realizacja zamówień

bitrix24 case study

Firma świadcząca usługi inwestycyjne, dlatego głównym produktem firmy są różnego rodzaju kontrakty. 

Nasz klient formalizuje relacje między swoim klientem a inwestorem. 

Proces można opisać w następujący sposób: 

  • Na życzenie klienta nasz klient przygotowuje określoną listę dokumentów.  
  • Często, aby otrzymać ten pakiet dokumentów, klient zwraca się do swoich kontrahentów lub innych powiązanych firm, organizacji rządowych, które przesyłają niezbędne dokumenty.
  • Równolegle nasz klient odbywa kilka spotkań z klientem w celu uzgodnienia działań, podpisów, konsultacji oraz zrozumienia etapu procesu.
  • Po zebraniu wszystkich dokumentów i przekazaniu ich do odpowiednich organów, nasz klient pozostaje w porozumieniu ze swoim klientem w celu wprowadzenia poprawek i rozwiązania problemów pojawiających się w trakcie kampanii.

  • Nie ma kontroli nad etapem Dealu (realizacją zamówienia), stanem komunikacji z klientem.
  • Każdy etap złożonego procesu jest wprowadzany ręcznie, przez co czasem występują błędy  np. ​​kierownik może pominąć (zapomnieć) ważny etap realizacji zamówienia. Skutkuje to naruszeniem integralność i „płynność” procesu.
  • Wprowadzenie informacji do Bitrix24 zajmuje zbyt dużo czasu, niezależnie, czy jest to szkic dokumentu, komentarz, dane klienta lub projektu, czy też generowanie zadań.
  • Istnieje tylko częściowa automatyzacja generowania dokumentów - niektóre pola trzeba wypełnić ręcznie. Nie ma jednego szablonu do przechowywania informacji o wynikach spotkań.
  • Niektóre dane są wypełniane i przechowywane w Excelu, a nie w głównym systemie do pracy - Bitrix24. Jest to niewygodne i nieskuteczne.

Problemy klienta

Tasks

Automatyczne generowanie Lead'a

Zautomatyzowanie sprzedaży złożonego produktu o strukturze wielokomponentowej

Zautomatyzowanie tworzenia różnych dokumentów

 Automatyczne tworzenie zadań z szablonu

Wyniki

Wprowadzenie danych o złożonym produkcie, z rozbudowanymi informacjami zajmuje mniej niż 7 sekund - wystarczy dodać nazwę usługi, a wszystkie pozostałe pola (więcej niż 12) zostaną automatycznie uzupełnione w profilu

 Złożony algorytm działań wspomaga skoordynowaną pracę managera, eliminując pomijanie etapów i inne błędy - automatycznie tworzone są zadania z kontrolą czasu, generowane są powiadomienia, przypomnienia, powiązanie z rzeczywistymi terminami projektu

Proces generowania dokumentów jest w pełni zautomatyzowany - pola szablonu dokumentu wypełniane są bez udziału menedżera

Wszystkie dane o spotkaniach są przechowywane w Bitrix24, jest do nich szybki dostęp z Profilu Kontakt, Firma, Deal

bitrix24 case study

Jak to funkcjonuje teraz?

BITRIX24 CASE STUDY

Szybka realizacja zamówień

 Kierownik projektu wybiera rodzaj usługi w Lead or Deal, który automatycznie pobiera wszystkie niezbędne informacje o naszej usłudze do Profilu karty - w naszym przypadku listę dokumentów i inne cechy.

Powyższe czynności tworzą nowy proces:

1) Zadanie jest ustawione danymi z karty profilu CRM (zadanie „Przygotowanie dokumentów” z listą kontrolną niezbędnych dokumentów)

2) Proces biznesowy i inne automatyczne sprawy są uruchamiane w zależności od zawartości pola (na przykład proces biznesowy „Generuj dokumenty” lub przypomnienie „Sprawdź zamówienie u klienta”)

3) Dogodne jest również, gdy za sprzedaż produktu lub usługi odpowiadają różne firmy lub konkretne osoby - w zależności od kontrahenta uruchamiane będą różne procesy, tworzone będą różne typy lub szablony dokumentów

Kontrola DeadLIne'u

Aby dotrzymać terminów, Bitrix24 ma roboty, które kontrolują terminy i przypominają pracownikom o niezbędnych działaniach np. po utworzeniu zadania „Przygotuj dokumenty” kierownik musi je wykonać w ciągu 2 dni. Jednocześnie będzie otrzymywał powiadomienia, gdy zbliża się termin lub się spóźnia z wykonaniem zadania .

Co więcej również na etapie, gdy dokumenty zostały już przekazane inwestorowi w celu podjęcia decyzji o finansowaniu, projekt zostaje „wstrzymany” do czasu otrzymania odpowiedzi. W przeddzień tego terminu kierownik otrzymuje powiadomienie „Czas odebrać dokumenty”

Menedżerowie nie muszą wprowadzać ręcznie informacji

System automatycznie przypomina o następnych krokach działań

Automatyczne tworzenie zadań z szablonów jeden po drugim pomaga pracownikom pracować szybciej i efektywniej 

Historia Spotkań w Bitrix24

W podstawowej funkcjonalności Bitrix 24 jest tylko i wyłącznie tworzenie spotkań. Dodaliśmy możliwość zapisywania szczegółów spotkań oraz podgląd do historii 

1) W zakładce Firma została utworzona osobna zakładka „Lista spotkań”

2) Za pomocą narzędzia „Lista” każde spotkanie zostało zapisane w historii.

3)  Jednocześnie dla każdego spotkania pewne dane były automatycznie zbierane z umowy w polach niestandardowych, rownież można je dodawać w sposób ręczny.

Generowanie dokumentów

W naszym przypadku, umowy na usługę  były generowane automatycznie na portalu klienta według następujących zasada:

  • po przejściu do określonego etapu naszego procesu biznesowego 
  • podczas wypełniania niektórych pól „tranzytowych”
  • w zależności od wybranej Firmy, Kontrahenta.
Na przykład podczas przechodzenia do etapu „Podpisywanie umowy” tworzony jest dokument z wykorzystaniem danych klienta, zapotrzebowań, informacji o produkcie z pól. A po wypełnieniu specjalnego pola „Pakiet dokumentów”, do którego należy załączyć plik, generowana jest kolejna umowa. Jego wzór zależy od firmy wskazanej przez partnera w tej Umowie.




raporty i kolejne etapy współpracy


Na ostatnim etapie Umowy brana jest pod uwagę liczba dni między datą spotkania z klientem a podpisaniem umów. Informacje te znajdują odzwierciedlenie w specjalnym polu Raportów, a także są wprowadzane do Profilu Deal.

Klient potrzebuje dalszej współpracy i realizacji swojego projektu, wtedy Deal jest kopiowany do lejka „Wdrożenie” i przechodzi przez kolejne etapy.

W rezultacie otrzymaliśmy następujący schemat automatyzacji:

Chcesz tego samego?
Zadzwoń do nas!

Nie wahaj się oraz nie zwlekaj z wdrożeniem automatyzacji w Twojej firmie. Zawsze jest dobry czas na lepsze jutro!

Zostaw kontakt

WIĘCEJ HISTORII KLIENTÓW
I gotowych rozwiązań

Masz do nas pytania? skontaktuj się z nami!

Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Używamy plików cookie do personalizowania treści i reklam, udostępniania funkcji mediów społecznościowych i analizowania naszego ruchu. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Настроить Принять все
Cookies