Case Study Bitrix24

Unikalna numeracja klientów
dla łatwego przetwarzania zamówień, 
Systemowa organizacja projektów

Identyfikacja firmy przez ID i stworzenie bazy danych projektów


Unikalny identyfikator dla każdego klienta

Automatyczne wypełnianie danych

Numeracja sekwencyjna klienta

Baza wiedzy projektów

Szybkie przetwarzanie
i dodawanie zamówień,
wyszukiwanie klienta po ID

Wygodne przechowywanie
informacji tabelarycznych
w CRM

„Inteligentny” system ochrony przed błędami menedżerów przy wprowadzaniu danych CRM

PRZYKŁAD DOTYCZĄCY BITRIX24

DANE WEJŚCIOWE:

Produkt klienta: Usługi logistyczne

Zadanie:
Krótko: Przypisz każdej firmie własny, unikalny identyfikator w celu szybkiego wyszukiwania firmy i automatycznego wypełniania pól. Zorganizuj przechowywanie danych o projektach firmowych z szybkim dostępem i wygodną formą.
Więcej szczegółów: Klient chciał prowadzić swoją klientelę pod własnymi unikatowymi numerami ID, które do tej pory już stały nieodłączną częścią prowadzenia bazy klientów, który również pomoże pracownikom znajdować klientów, szybko łączyć klienta z Deal znając jeden numer ID, dodawać kontakty aby one mieli ten sam numer ID jak u Firmy, uruchamiać procesy biznesowe, weryfikować dane. Ponadto klient chciał również zapisywać dane o projektach swoich klientów w specjalnej bazie wiedzy o projektach, aby mieć do nich dostęp bezpośrednio z interfejsu Bitrix24

Problem:
1) W swojej standardowej funkcjonalności Bitrix24 nie używa jednego numeru ID dwukrotnie i zaczyna numerację od 1 i przypisuje numer po koleje tworzenia Firm. Na przykład, jeśli usuniesz drugą firmę o ID = 2, to podczas tworzenia nowej firmy jej ID będzie wynosić 3, tj. ID = 2 pozostanie puste, a nowo powstała firma nie zajmie jego miejsca.
2) Wcześniej wszystkie dane projektu były przechowywane w tabeli programu Excel. W Bitrix24 nie ma podobnych tabel, a narzędzie Knowledge Base w Bitrix24 nie pasuje do formatu: niemożliwe jest szybkie uzupełnienie danych projektu poprzez wskazywanie jedynie numeru ID klienta i automatycznie podciąganie stałych danych z Deal lub kartki Firmy, nie ma filtrowania według pól, jest niewygodne w użyciu przy dużej liczbie projektów.  

Decyzja:
1) Tworzenie własnego pola ID z własnymi regułami numeracji (Bitrix24 zapamięta ostatni identyfikator i nie „przeskoczy” przez nieistniejący, możliwość usuwania numeru ID ze “środka” i zastępowania lupy nową dodaną Firmą, a kolejna się tworzy używając ostatniego ID zapisanego w systemie i dodając do niej +1 ).
2) Baza danych w Bitrix24 za pośrednictwem Listy z powiązaniem poprzez unikatowy ID klienta z Deal i kartką Firmy klienta  

OPIS DECYZJI 

Jak to wszystko działa?

Сzęść 1

Identyfikator klienta

Сzęść 2

Baza projektów

Сzęść 1

IDENTYFIKATOR KLIENTA

Pole ID

Podczas tworzenia nowej firmy pole ID jest wypełniane automatycznie, bez możliwości ręcznego wpisywania. Szablon identyfikatora z punktem początkowym został wstępnie ustawiony. 

W przypadku naszego klienta identyfikator nadawany jest firmom w kolejności ich dodawania, gdzie po usunięciu ostatniej firmy jej identyfikator można użyć po raz kolejny i nadać innemu klientowi. Wtedy aby nie było “dziur” w systemie, wprowadziliśmy kontrole za ostatnim użytym numerem ID i jeżeli został on użyty - dodajemy zgodnie z regułą +1. 

W przypadku kiedy usuniemy Firmę i ją mieście zastąpi inna - system sprawdza ostatni używany numer ID i zaczyna odliczać od niego.


ochrona przed zmianą id

Dodatkowo działa tu ochrona przed głupcami: nikt nie może edytować pola ID klienta. Nawet administrator nie może zmienić pola ID - można to zrobić tylko poprzez oddzielny proces biznesowy, znając hasło.



SYNCHRONIZACJA Z KONTAKTEM I DEAL

Jeśli utworzysz Deal, Kontakt i wpiszesz tam tylko ID, to wszystkie niezbędne dane o firmie zostaną automatycznie przeniesione do odpowiednich pól.

Zamów konsultację
dotyczące konfiguracji Bitrix24!

Сzęść 2

BAZA PROJEKTÓW

Tabela danych projektu

Ponadto dzięki identyfikatorowi firmy możesz szybko wyszukać dane dotyczące projektów tego klienta. 

Zamiast arkusza kalkulacyjnego Excel dane projektu są przechowywane w arkuszach Bitrix24 - w rzeczywistości są to szczegółowe informacje zebrane z pól kartek CRM. Praca z nimi jest bardzo prosta - pracownik wypełnia wcześniej utworzone pola i zapisuje je. Jeśli wpiszesz identyfikator klienta, to informacje o firmie pojawią się automatycznie w bazie wiedzy i nie będziesz musiał jej ręcznie rejestrować. 

Wszystkie te informacje są łatwo dostępne bezpośrednio z karty Deal lub Firmy, a także z narzędzia „Listy”, skąd można je przenieść do menu po lewej stronie, klikając na gwiazdkę.


Dodatkowe funkcje

Sprawdzenie prawidłowego wypełnienia pola. Pracownik otrzymuje powiadomienie, jeśli pole jest wypełnione nieprawidłowo, jego treść nie odpowiada określonej regule, ponadto system wyczyszcza nieprawidłową wartość. W naszym przypadku pole numeru nabycia musi zawierać 7 cyfr. Jeśli zawiera więcej lub mniej niż 7 cyfr, pracownik otrzymuje powiadomienie i poprawia błąd.

CO W WYNIKU OTRZYMA NASZ KLIENT?

WYNIK

Każdy klient ma swój własny unikalny identyfikator

Znając identyfikator klienta, możesz szybko dodać dane jego firmy do Deal, Kontaktów, listy w Bitrix24 i skrócić czas ręcznego rejstrowania

Informacje o projektach związanych z firmą klienta są przechowywane w wygodnej liście (mini-tabelce) bezpośrednio na karcie Firmy i Deal w Bitrix24

Przypisanie unikalnego identyfikatora jest chronione przed przypadkową ingerencją: działa proces biznesowy, który wymaga hasła do zmiany pola ID

CHCESZ TEGO SAMEGO?
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI!  

Nie bój się i nie odkładaj wdrożenia automatyzacji w swojej firmie. Z przyjemnością Ci w tym pomożemy.

Skontaktować się

Zostaw swoje zamówienie, a skontaktujemy się z Tobą

Tu wyświetlony zostanie formularz CRM
Używamy plików cookies
Preferencje plików cookie
Poniżej możesz znaleźć informacje o celach, do których my i nasi partnerzy używamy plików cookie i przetwarzamy dane. Możesz skorzystać z preferencji dotyczących przetwarzania i/lub poznać szczegóły na stronach internetowych naszych partnerów.
Analityczne pliki cookie Wyłącz wszystkie
Funkcjonalne pliki cookie
Other cookies
Używamy plików cookie do personalizowania treści i reklam, udostępniania funkcji mediów społecznościowych i analizowania naszego ruchu. Dowiedz się więcej o naszej polityce plików cookie.
Zmień preferencje Akceptuj wszystkie
Cookies