Rozwiązanie dla automatyzacji prac projektowych

BITRIX24: PROJEKTy

  • Tworzenie i dystrybucja zadań
  • Przechowywanie dokumentów projektowych
  • CRM dla projektów
  • Interakcje pracowników
  • Kalendarz

Dla kogo?

DLA FIRM IT, DEWELOPERÓW OPROGRAMOWANIA

DLA REKLAM, AGENCJI MARKETINGOWYCH

DLA PROJEKTANTÓW

DLA SPECJALISTÓW HR

DLA ORGANIZACJI CHARYTATYWNYCH

DLA ROZRYWKI, SZTUKI, MASOWYCH MEDIÓW

DLA ORGANIZACJI AUDYTOWYCH

DLA FIRM BUDOWLANYCH

DLA PRAWNIKÓW, USŁUGI PRAWNE

DLA AGENCJI PODRÓŻY ITD.

CO JEST WAŻNE W PROJEKTACH?

Zadania

Aby zorganizować pracę nad projektem, podłączyć do niego odpowiednich pracowników i dodać terminy, wystarczy poprawnie ustawić zadania a następnie zostanie tylko wykonać.


Uprość swoją pracę dzięki szablonom zadań w Bitrix24.

Przechowywanie danych

Projekt gromadzi dużo dokumentacji, plików i innych danych, które wymagają bezpiecznego i uporządkowanego przechowywania w jednym miejscu.


Wszystkie pliki są przechowywane na Bitrix24.Disk połączonym z projektem.

Organizacja płatności

Płatności za prace projektowe można regulować w ratach lub tylko pod warunkiem dokonania „zaliczki” przed rozpoczęciem pracy. Jak kontrolować i automatyzować proces sprzedaży?


Bitrix24.CRM w kartce Deal z skonfigurowanej automatyzacją na dostosowanych etapach uprości proces sprzedaży.

a także:

Czaty online

Projekt jest pracą zespołową, dlatego ważne jest, aby nawiązać szybką komunikację i przekazanie informacji między pracownikami za pomocą czatów uczestników projektu.


Wiązanie z projektem i ograniczona liczba uczestników.

Kalendarz

Wygodne wyświetlanie w Kalendarzu i regularne przypomnienia pomogą Ci nie przegapić terminu i terminowo składać zadania lub planować spotkania organizacyjne.


Planowanie indywidualne i zespołowe z rezerwacją czasu.

PRZYKŁAD WDRĄŻENIA

CASE BITRIX24

DANE WEJŚCIOWE

Klient:
Agencja rekrutacyjna, która pomaga w zatrudnieniu i przygotowaniu niezbędnej dokumentacji dla osób przybywających do kraju z zagranicy.

Co sprawiło trudności:
1. Każdy pracownik ma swój osobny pakiet dokumentów (zdjęcia, certyfikaty, oświadczenia, umowy itd.). Wszystkie z nich były przechowywane w domenie publicznej na platformie chmurowej bez wygodnej nawigacji. Wyszukiwanie wszystkich dokumentów dla konkretnej osoby potrzebowało dużo czasu, bezpieczeństwo dostępu rodzi pytania. 

2. Proces zbierania dokumentów jest długi, angażuje kilka osób odpowiedzialnych, ale jednocześnie wykonująca praca dosyć monotoniczna. Bez automatyzacji, niektóre ważne etapy i działania zostają „zapomniane”, co później zostaje wykryte i wymaga dodatkowych wysiłków w celu skorygowania błędów.  

Zadania:
1. Zautomatyzuj i uprość proces gromadzenia i przetwarzania dokumentów w celu legalnej pracy zagranicznego pracownika.
2. Utwórz bazę danych osób zatrudnionych agencją, aby szybko wybrać personel, biorąc pod uwagę sezonowość, prace projektowe, a nawet całe zespoły zawodowe. 


Jeden pracownik - jeden projekt

Aby wygodnie zebrać wszystkie informacje w jednym miejscu w Bitrix24,
dla każdego pracownika tworzony jest osobny projekt.

Dokumenty w projekcie

Wszystkie dokumenty są przechowywane na dysku projektu: zdjęcia wnioskodawcy, skany tożsamości, paszporty, umowy i tak dalej. Menedżerowi wygodnie jest wyszukiwać niezbędne pliki; nie są one nigdzie gubione. Dostęp do każdego projektu jest ograniczony. Same dokumenty można edytować bezpośrednio w Bitrix24.

Zadania projektu

W ramach projektu możesz wyznaczać cele i określać ich terminy. Aby zautomatyzować pracę menedżerów, stworzyliśmy złożone szablony zadań. Teraz menedżer musi tylko wybrać szablon, którego potrzebuje, a zadania zostaną dodane do projektu sekwencyjnie, wskazując terminy, osobę odpowiedzialną, podzadania i specjalne tagi. W tym przykładzie utworzono 3 złożone szablony, z których każdy zawierał więcej niż 10 podzadań. 

Okazuje się, że dla każdego pracownika stworzono Projekt, w ramach którego menedżer wykonywał zadania zbierania dokumentów i dołączał niezbędne pliki na Dysk. 

Kontrola prawna
WERYFIKACJA DOKUMENTÓW

Po przygotowaniu wszystkich dokumentów są one sprawdzane przez prawnika. Uzyskuje dostęp do Projektu jako użytkownik Extranet, tzn. wewnętrzny użytkownik portalu, który nie musi posiadać konto w Bitrix24. Prawnik zatwierdza pakiet dokumentów i dalej przekazuję je do stawienia pieczątki i podpisu. Co więcej, jako użytkownik ekstranetu, który może korzystać z kalendarza, wprowadzać zmiany daty dostawy i szacunkową datę otrzymania dokumentów z powrotem.

KONTROLA CZASU TRWANIA DOKUMENTÓW

Ponieważ dokumenty tego typu są zwykle tymczasowe i wydawane na określony czas, prawnik odnotowuje również datę, kiedy konieczne będzie przedłużenie ważności dokumentu lub sporządzenie nowego. A miesiąc przed tym terminem menedżer otrzymuje przypomnienie i kontaktuje się z pracownikiem w celu ponownego ustalenia możliwości pracy za granicą.


PŁATNOŚĆ ZA USŁUGI

Jeśli, podobnie jak nasz Klient, masz kilka opcji płatności (na przykład przedpłata, kaucja, plan ratalny), wygodnie jest używać różnych kierunków transakcji. Każdy kierunek ma własne etapy płatności, własne szablony dokumentów, a wszyscy klienci są podzieleni na segmenty według kryterium dokonywania płatności.

CHCESZ TEGO SAMEGO?
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI!

Nie bój się i nie odkładaj wdrożenia automatyzacji w swojej firmie. Z przyjemnością Ci w tym pomożemy.

Skontaktować się

WYNIK

Dokumenty uporządkowane   

Zautomatyzowany proces zbierania dokumentów

Działalność pracowników kontrolowana w Bitrix24

Działalność pracowników sprawdzane w Bitrix24

NASZE CASE I ROZWIĄZANIA

WYPEŁNIJ FORMULARZ LUB SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Nasze doświadczenie z Bitrix24 i znajomość jego narzędzi pozwoli ci dostosować proces biznesowy o dowolnej złożoności. 

Złóż wniosek o automatyzację swojego biznesu!

Contact Info

SUPPORT.PL Sp. z o.o.

Warszawa, Polska

Używamy plików cookies
Preferencje plików cookie
Poniżej możesz znaleźć informacje o celach, do których my i nasi partnerzy używamy plików cookie i przetwarzamy dane. Możesz skorzystać z preferencji dotyczących przetwarzania i/lub poznać szczegóły na stronach internetowych naszych partnerów.
Analityczne pliki cookie Wyłącz wszystkie
Funkcjonalne pliki cookie
Other cookies
Używamy plików cookie do personalizowania treści i reklam, udostępniania funkcji mediów społecznościowych i analizowania naszego ruchu. Dowiedz się więcej o naszej polityce plików cookie.
Zmień preferencje Akceptuj wszystkie
Cookies